Vragen over besloten verga­de­ringen

Indiendatum: dec. 2015
Antwoorddatum: 15 dec. 2015

Inleiding Gedeputeerde Staten
Gelet op het dualisme kan ons college niet alle vragen beantwoorden. Wij hebben de beantwoording afgestemd met de commissaris in zijn rol als voorzitter van Provinciale Staten.

Vraag 1:
Wat was het onderwerp van de besloten vergadering (voor zover u daar iets over kunt zeggen)?

Antwoord:
Wij kunnen daarover geen mededelingen doen omdat het een zaak betrof die onder de rechter is.

Vraag 2:
Waarom kon de extra vergadering niet gehouden worden op een ander tijdstip dan tijdens de werkbezoeken, bijvoorbeeld aan het einde van de middag?

Antwoord:
Dit was agenda-technisch niet mogelijk. Naar aanleiding van de uitnodiging bleek overigens dat het overgrote deel van de leden van de procedurecommissie aanwezig kon zijn.

Vraag 3:
Onze fractie heeft gevraagd of er ‘s ochtends om 8:30 voor het begin van de werkbezoeken meer duidelijkheid kon worden gegeven over de reden van de extra vergadering, zodat de fractievoorzitters beter geïnformeerd een besluit zouden kunnen nemen waar aanwezig te zijn. Dit was helaas niet mogelijk.
Op grond van welk artikel van de WOB was het niet mogelijk?

Antwoord:
De Wet openbaarheid van bestuur is hier niet van toepassing.

Vraag 4:
Waarom kon het onderwerp niet in een commissievergadering op 2 december behandeld worden?

Antwoord:
Het betreft hier een unieke situatie. Er vindt geen communicatie plaats over deze zaak zolang deze nog onder de rechter is. Wij vonden het echter van belang uw Staten te informeren over deze zaak.

Vraag 5:
Onze fractiemedewerkster wilde bij de eerste minuten van de vergadering van de procedurecommissie aanwezig zijn, op de publieke tribune, omdat een besloten vergadering normaal gesproken als een openbare vergadering begint, met een korte toelichting, en een stemming, maar dit werd door de griffie(r) afgeraden / niet toegestaan.
Is dit correct? Of is het zo, dat een vergadering met gesloten deuren, uitsluitend kan plaatsvinden in een vergadering die in het openbaar is begonnen?

Antwoord:
Het is juist dat een vergadering met gesloten deuren (geheimhouding) uitsluitend zal plaatsvinden nadat in een openbare vergadering hiertoe het besluit is genomen. Uw fractiemedewerkers had bij het openbare gedeelte aanwezig kunnen zijn. Aangegeven is dat dit weinig zinvol zou zijn omdat in het openbare deel geen inhoudelijke mededelingen gedaan zouden worden.

Vraag 6:
Heeft er in het openbaar een stemming plaatsgevonden om te besluiten de deuren wel of niet te sluiten?

Antwoord:
De aanwezige fractievoorzitters hebben ingestemd met het sluiten van de deuren.

Vraag 7:
Op donderdag 26 november, één dag na de vergadering, werd de extra vergadering in de openbare agenda getoond. Het onderwerp staat echter niet aangegeven, zelfs niet summier. Is dat correct?

Antwoord:
Ja. De fractievoorzitters zijn via de mail uitgenodigd. In deze mail stond het onderwerp als volgt aangegeven: “een zaak onder de rechter”.

Vraag 8:
Wat was volgens artikel 10 van de WOB de reden dat dit een besloten vergadering was?

Antwoord:
Op basis van artikel 55, eerste lid, van de Provinciewet in samenhang met artikel 10, tweede lid, onder e en g, van de Wet openbaarheid van bestuur.

Vraag 9:
Op grond van welk artikel in het Reglement van Orde is de vergadering bijeengeroepen ? Was dat artikel 62 lid 2?

Antwoord:
Over het bijeenkomen van de procedurecommissie is niets geregeld in het Reglement van Orde Provinciale Staten en reglement op de Statencommissies (verder: Reglement van Orde).

Vraag 10:
Mag een gedeputeerde om een besloten vergadering vragen, als hij of zij buiten de openbaarheid wil polsen hoe de meningen zijn over een politiek gevoelig onderwerp?

Antwoord:
In dit geval betreft het een zaak die onder de rechter is (zie het antwoord op vraag 1). Het is zeker niet de bedoeling van het college om buiten de openbaarheid de mening te polsen over een gevoelige kwestie.

Vraag 11:
Op grond van welke artikel in de Provinciewet is de procedurecommissie ingesteld ? (Artikel 80, 81, 82, etc.?)

Antwoord:
Artikel 82, eerste lid, van de Provinciewet juncto artikel 6, eerste lid, van het Reglement van Orde.

Vraag 12:
Volgens het Reglement van Orde bestaat de procedurecommissie uit de fractievoorzitters. De Commissaris van de Koning is ook altijd aanwezig bij de vergadering van de procedurecommissie, als voorzitter. Dat is bijzonder, omdat volgens artikel 80 lid 2 van de Provinciewet de commissaris en de gedeputeerden geen lid kunnen zijn van een Statencommissie.
In welke hoedanigheid is de Commissaris van de Koning aanwezig bij de vergadering van de procedurecommissie ? Is dat in verband met artikel 6 lid 4 van het Reglement van Orde, of op grond van artikel 21 van de Provinciewet, in combinatie met artikel 80 lid 5, of op grond van een ander artikel?

Antwoord:
Dit is niet expliciet geregeld. Het is een natuurlijke rol die past bij het voorzitterschap van Provinciale Staten.

Vraag 13:
Waarom is niet in het Reglement van Orde vermeld wie de voorzitter van de procedurecommissie is?

Antwoord:
Zie het antwoord op vraag 12.

Vraag 14:
Als er in een besloten vergadering onder geheimhouding stukken worden overlegd, kunnen die stukken dan ook (onder geheimhouding) bij de griffie ter inzage worden gelegd, zodat iemand die niet aanwezig was, op een ander moment kennis kan nemen van de stukken?

Antwoord:
Ja, dit is staande praktijk. Er zijn woensdag 25 november geen stukken gedeeld met de aanwezige leden van de procedurecommissie.

Vraag 15:
Statenleden kunnen vragen stellen aan Gedeputeerde Staten, en aan de Commissaris van de Koning. Dat laatste komt zelden voor. Over welke onderwerpen moeten vragen gericht worden aan de Commissaris van de Koning in plaats van aan Gedeputeerde Staten in het algemeen?

Antwoord:
Bepalend hiervoor zijn de taken en bevoegdheden van de verschillende bestuursorganen.

Vraag 16:
In Statenvoorstel PS2015-684 is sprake van een “business case”. Ons verzoek om die in te zien voorafgaand aan de commissievergadering, werd door de betrokken ambtenaar niet gehonoreerd, omdat de informatie “niet openbaar” is. Het is echter ook mogelijk dat stukken onder geheimhouding bij de griffie ter inzage worden gelegd. Kunt u in antwoord op deze vragen nog eens aangeven hoe de procedure daarvoor is?

Antwoord:
Wij verwijzen u naar een notitie over geheimhouding die in de procedurecommissie is besproken, PS2012-347.

Gedeputeerde Staten van Gelderland
C.G.A. Cornielje - Commissaris van de Koning
P.G.G. Hilhorst - secretaris