Vragen over hand­te­ke­ningen

Indiendatum: mei 2010
Antwoorddatum: 15 nov. 2010

> deze antwoorden in .pdf

Dhr. Van der Veer stelt vragen over het plaatsen van ondertekende documenten en persoonsgegevens op de website van de provincie Gelderland, te weten de ondertekende moties en amendementen en brieven van burgers en organisaties. Deze documenten worden opgenomen in het Stateninformatiesysteem en zijn met behulp van de zoekfunctie van het Stateninformatiesysteem en met zoekmachines snel te vinden.

1. Nee. Het reglement van orde schrijft slechts voor dat moties schriftelijk worden ingediend. Het ondertekenen en ook het meeondertekenen door andere fracties is goed gebruik in Provinciale Staten, dat nog stamt uit de tijd dat een motie door meerdere Statenleden moest worden ondersteund, om deel uit te kunnen maken van de beraadslaging. Voor amendementen geldt hetzelfde.
   .
2. De inhoud was mij niet bekend. Ten behoeve van de beantwoording van de overige vragen wordt de inhoud van deze publicatie als toetsingskader gebruikt.
   .
3. Zoals uit de onder 2 genoemde publicatie blijkt, moet een belangenafweging plaatsvinden en is er niet sprake van een ge- of verbod. Mede in aanmerking genomen dat het reglement van orde niet eist dat moties worden ondertekend, dient serieus te worden overwogen of publicatie op deze wijze moet worden voortgezet. Een handtekening voegt niets toe aan de transparantie van de informatie.
   .
4. Een handtekening voegt ook hier niets toe aan de transparantie van de informatie. Dit is anders ten aanzien van naam en adres van briefschrijvers. Veel brieven zijn afkomstig van organisaties. Naam en adres zijn in dat geval functionele gegevens en niet persoonlijke gegevens.
   .
   Bij brieven van natuurlijke personen moet een bredere afweging worden gemaakt. Briefschrijvers hebben er belang bij dat zij naar aanleiding van de inhoud van de brief benaderd kunnen worden door Statenleden. Het verwijderen van naam en adres van briefschrijver bemoeilijkt dit contact. Het is niet mogelijk binnen het Stateninformatiesysteem documenten af te schermen, zodat ze alleen kunnen worden ingezien door Statenleden.
   .
   Een ander aspect dat mijns inziens in de afweging meegenomen moet worden is dat briefschrijvers deelnemen aan een publiek debat. Anoniem deelnemen aan het debat doet afbreuk aan het publieke karakter. Aangezien Provinciale Staten hun eigen werkwijze en de werkwijze van de griffie bepalen en op dit moment wordt gewerkt aan de vernieuwing van het Stateninformatiesysteem, zal ik uw vragen op korte termijn in de procedurecommissie aan de orde stellen.
   .
5. Alleen de brieven aan Provinciale Staten worden op internet geplaatst. Brieven aan de andere bestuursorganen van de provincie worden niet op die manier openbaar gemaakt. Briefschrijvers worden door de griffier op de hoogte gesteld dat hun brief door een ieder kan worden gelezen via de provinciale website, en op hun aanwijzing wordt de brief onmiddellijk uit het Stateninformatiesysteem verwijderd. Dit gebeurt enkele keren per jaar.

C.G.A. Cornielje - Voorzitter Provinciale Staten
drs. B.A.J. Roelofs - griffier