Schrif­te­lijke vragen inza­ge­recht


Indiendatum: 8 mrt. 2021

Provinciale Staten hebben volgens de Provinciewet recht op informatie over het bestuur. Statenleden kunnen bijvoorbeeld:

  • mondelinge vragen stellen,
  • schriftelijke vragen stellen,
  • documenten inzien,
  • overleggen met een ambtenaar.

(Daarnaast kunnen statenleden ook informatie opvragen op grond van andere wetten of regelingen, bijvoorbeeld de Wet openbaarheid van bestuur, net als iedere andere burger.)

Het Reglement van Orde beschrijft wel het inzien van documenten waarover geheimhouding is opgelegd (artikel 130), en het stellen van mondelinge vragen (artikel 38), en schriftelijke vragen (artikel 39), maar niet het inzien van documenten waarover geen geheimhouding wordt opgelegd.

De procedure voor het inzien van die documenten is niet duidelijk. Ambtenaren vragen zich soms af of statenleden bepaalde documenten wel mogen zien, of belanghebbenden eerst op de hoogte moeten worden gebracht, zoals bij een WOB-verzoek, of de informatie ook aan de andere statenleden (aan Provinciale Staten) moet worden gestuurd, of ze wel mandaat hebben om zelf de informatie te geven, of het college een besluit moet nemen, toestemming moet geven, of alleen op de hoogte moet worden gebracht, et cetera. Dit zorgt voor vertraging.

In het verleden konden documenten, bijvoorbeeld zienswijzen, vaak op het provinciehuis worden ingezien, bijvoorbeeld op de griffie, of bij een ambtenaar. In coronatijd werkt dat echter minder goed.

In de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 is in artikel 2 beschreven dat statenleden kunnen verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang en om inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Er is echter niet beschreven hoe statenleden inzage krijgen in documenten die niet openbaar zijn.

De gemeente Bloemendaal heeft in 2019 wel een procedure vastgesteld voor het verstrekken/ter inzage leggen van documenten aan/voor raadsleden. In de notitie staat onder andere:

Het uitgangspunt van het college is dat gevraagde documenten die ten grondslag liggen aan collegebesluiten in principe 'verstrekt' worden aan de raadsleden die daarom vragen, tenzij er strijd is met het openbaar belang, strijd met regelgeving of onevenredige benadeling van personen.” … De gemeente dient zorgvuldig om te gaan met de informatie die zij onder haar heeft. Uit zorgvuldigheidsoverwegingen kan worden besloten om documenten niet te 'verstrekken' aan een raadslid, maar de raadsleden op een andere manier van de gevraagde informatie te voorzien.” ... “De documenten worden dan ter inzage gelegd op het gemeentehuis.

In België is in 2017 onderzoek gedaan naar het inzagerecht. In hoofdstuk drie staat onder andere:

Het gemeentedecreet stelt dat raadsleden recht van inzage hebben in alle stukken die het bestuur betreffen. Gelijkaardig aan de ruime interpretatie die gegeven kan worden aan de term ‘bestuursdocument’ in het decreet openbaarheid van bestuur, geldt ook hier een erg ruime interpretatie. Alle steden geven aan dat ze hier heel ver in gaan, en daadwerkelijk álles geven wat gevraagd wordt. Indien het om gevoelige of vertrouwelijke documenten gaat, wordt het raadslid gewezen op zijn decretale en strafrechtelijke geheimhoudings- en discretieplicht.

In Nederland is in 2013 een rapport verschenen. De mogelijkheid om inlichtingen te vragen wordt daarin echter niet behandeld (zie blz. 12).

In het modelreglement van orde van de VNG staat in artikel 33 het recht op inlichtingen beschreven, zoals bedoeld in artikel 169 derde lid en artikel 180 derde lid van de Gemeentewet. Het modelreglement van orde van het IPO kende een soortgelijk artikel (corresponderend met artikel 167, derde lid van de provinciewet) niet. Het mondeling en schriftelijk vragenrecht werd daarin gezien als een invulling van artikel 167 derde lid. Dat is minder praktisch of onjuist.

  1. Kunt u de procedure beschrijven, om statenleden inzage te geven in documenten, volgens artikel 167 van de Provinciewet?

  2. Kunt u deze procedure vastleggen in de Administratieve Organisatie, of op een andere plaats waar ambtenaren hem makkelijk kunnen vinden?

  3. Hoe snel krijgen statenleden inzage in stukken? Moeten leidinggevenden of het college eerst toestemming geven? Welke en hoeveel ambtenaren kunnen via een mandaat inzage in stukken geven?

  4. Kunt u aangeven hoe een en ander in coronatijd praktisch kan worden vormgegeven?

  5. Is het een idee om, net als in het modelreglement van de VNG, een apart artikel in het Reglement van Orde aan het recht op inlichtingen te wijden, met een apart aanvraagformulier, omdat de afhandeling van zo’n verzoek anders is dan de afhandeling van (politieke) schriftelijke vragen?

  6. Op welke manier is de vertrouwelijkheid gewaarborgd als statenleden niet geanonimiseerde documenten inzien? Is bijvoorbeeld het Wetboek van Strafrecht van toepassing?

  7. Kunt u in een tabel het verschil tussen de verschillende instrumenten beschrijven?

    Bijvoorbeeld wat betreft:
    • juridische grondslag,
    • wie er bij de afhandelingen betrokken zijn (college wel of niet etc.),
    • de hoeveelheid werk (is anonimiseren wel of niet nodig etc.),
    • de snelheid van beantwoorden,
    • wie de antwoorden krijgen,
    • of de antwoorden wel of niet op de website te zien zijn.

Luuk van der Veer
Lid Provinciale Staten van Gelderland
Partij voor de Dieren

Indiendatum: 8 mrt. 2021
Antwoorddatum: 6 apr. 2021

Vraag 1:
Kunt u de procedure beschrijven, om statenleden inzage te geven in documenten, volgens artikel 167 van de Provinciewet?

Antwoord:
Op basis van artikel 167 van de Provinciewet zijn wij uw Staten verantwoording schuldig over het door ons gevoerde bestuur en geven wij u de gevraagde inlichtingen. Voor het geven van inzage in documenten op grond van dit artikel geldt onze reguliere besluitvormingsprocedure.

Vraag 2:
Kunt u deze procedure vastleggen in de Administratieve Organisatie, of op een andere plaats waar ambtenaren hem makkelijk kunnen vinden?

Antwoord:
Het vastleggen van deze procedure is niet nodig aangezien het onze reguliere besluitvormingsprocedure betreft.

Vraag 3:
Hoe snel krijgen statenleden inzage in stukken? Moeten leidinggevenden of het college eerst toestemming geven? Welke en hoeveel ambtenaren kunnen via een mandaat inzage in stukken geven?

Antwoord:
De besluitvorming loopt via ons college. De snelheid is afhankelijk van de aard en de hoeveelheid van de stukken die het betreft. Op basis van artikel 2, eerste lid, onder b, van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 kunnen ambtenaren inzage geven in of een afschrift verstrekken van documenten die openbaar zijn. Over dergelijke documenten heeft reeds besluitvorming door ons college plaatsgevonden. Onze openbare besluiten publiceren we op het Stateninformatiesysteem.

Vraag 4:
Kunt u aangeven hoe een en ander in coronatijd praktisch kan worden vormgegeven?

Antwoord:
Dit is niet anders dan voorheen. We hanteren geen andere werkwijze.

Vraag 5:
Is het een idee om, net als in het modelreglement van de VNG, een apart artikel in het Reglement van Orde aan het recht op inlichtingen te wijden, met een apart aanvraagformulier, omdat de afhandeling van zo’n verzoek anders is dan de afhandeling van (politieke) schriftelijke vragen?

Antwoord:
Een apart artikel in het Reglement van Orde lijkt ons niet nodig. De huidige bepalingen uit het Reglement van Orde bieden ons inziens voldoende grondslag.

Vraag 6:
Op welke manier is de vertrouwelijkheid gewaarborgd als statenleden niet geanonimiseerde documenten inzien? Is bijvoorbeeld het Wetboek van Strafrecht van toepassing?

Antwoord:
Niet geanonimiseerde documenten zijn over het algemeen niet openbaar. Uw Staten kunnen in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dergelijke documenten onder geheimhouding inzien. Als geheimhouding is opgelegd, is het Wetboek van Strafrecht van toepassing.

Vraag 7:
Kunt u in een tabel het verschil tussen de verschillende instrumenten beschrijven? Bijvoorbeeld wat betreft:
◦ juridische grondslag,
◦ wie er bij de afhandelingen betrokken zijn (college wel of niet etc.),
◦ de hoeveelheid werk (is anonimiseren wel of niet nodig etc.),
◦ de snelheid van beantwoorden, ◦ wie de antwoorden krijgen,
◦ of de antwoorden wel of niet op de website te zien zijn.

Antwoord:
Uw Staten hebben verschillende instrumenten ter beschikking die zijn beschreven in onze regelingen. Inzage in documenten via artikel 167 van de Provinciewet verloopt altijd via ons college. Op grond van de artikelen 36 en 38 van het Reglement van Orde van Provinciale Staten van Gelderland 2019 kan een interpellatie worden aangevraagd of kunnen mondelinge vragen aan ons college worden gesteld. Op grond van artikel 2 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 kan een Statenlid voorts een ambtenaar verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang en om openbare documenten. In ons antwoord op vraag 3 hebben we reeds aangegeven dat de snelheid van beantwoorden afhankelijk is van de aard en hoeveelheid van de stukken die het betreft. De beantwoording gaat naar alle Statenleden en indien het een openbaar besluit betreft, wordt ons besluit op het Stateninformatiesysteem geplaatst.


Gedeputeerde Staten van Gelderland
John Berends - Commissaris van de Koning
Henrice Wittenhorst - Plv. Secretaris