Vragen over het Gelders Huis

Indiendatum: nov. 2015
Antwoorddatum: 15 dec. 2015

Vraag 1:
Kunt u het filmpje openbaar maken, zodat we het nog eens kunnen bekijken?

Antwoord:
Het filmpje is openbaar en te bekijken via de Gelderland-site en op het PS-plein.

Vraag 2:
Kunt u tekeningen van de nieuwe indeling in antwoord op deze vragen openbaar maken?

Antwoord:
Presentaties over de indeling en inrichting, in het verlengde van de getoonde film, worden in informatiebijeenkomsten met uw Staten gedeeld. Gedurende het verdere proces zullen wij u op de hoogte blijven houden met deze informatiebijeenkomsten, waar we zoveel mogelijk vragen proberen te beantwoorden.

Vraag 3:
De fractiemedewerkers zijn in dienst bij de fractiestichtingen. Wanneer zullen de fractiestichtingen, die als werkgever van de fractiemedewerkers voor een goede werkplek verantwoordelijk zijn, ingelicht worden?

Antwoord:
De fractiestichtingen zijn de formele werkgever van de fractiemedewerkers en verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van goede werkruimte. De feitelijke rol die de provincie heeft is dat zij het werk van de fracties faciliteert door daar ruimte voor beschikbaar te stellen.

Vraag 4:
In oktober is een inventarisatie gedaan van het gebruik van de fractiewerkplekken. Gedurende enkele weken werd enkele malen per dag geïnventariseerd wie aanwezig was. Wat is de uitslag van inventarisatie? Hoeveel waren welke fracties aanwezig?

Antwoord:
De inventarisatie is een onderzoek naar het gebruik van alle werkplekken en overlegfaciliteiten in de gebouwen van de provincie; daarbij is ook de 1ste verdieping aan de Kadestraat meegenomen waar onder meer werkplekken voor fractiemedewerkers beschikbaar zijn. Het onderzoek geeft aan dat de bezetting van werkplekken in de hele organisatie op 51,9% uitkwam. Voor de 1ste verdieping van het gebouw aan de Kadestraat is de gemiddelde bezetting van de werkplekken 39,1%, met een piekbezetting van 57,7% op de woensdag tussen 11.00 en 12.00 uur en een dalbezetting van 9,6% op vrijdag tussen 9.00 en 10.00 uur. Het werkplekonderzoek is gericht op gebruik van faciliteiten, er is niet gekeken naar wie er gebruik van maakt. Er is dus ook niets te zeggen over wie gebruik heeft gemaakt van welke plekken en dus ook niet welke fracties aanwezig waren.

Vraag 5:
Wat gaat u doen met deze informatie?

Antwoord:
Deze informatie wordt gedeeld met gebruikers in de gebouwen; dit biedt ons de mogelijkheid om de aannames en uitgangspunten te checken die gedaan zijn bij het nieuwe werken en voor het nieuwe gebouw.

Vraag 6:
Is er ook een inventarisatie gedaan van de aard van de verschillende werkzaamheden van de fractiemedewerkers, en een enquête naar de benodigde en gewenste werkomgeving?

Antwoord:
Ja, er is met de Griffie een inventarisatie gedaan naar de aard van de verschillende werkzaamheden van de fractiemedewerkers. Hierin zijn de ervaringen van de tijdelijke huisvesting meegenomen.

Vraag 7:
Zijn er voor de ambtenaren verschillen profielen m.b.t. de benodigde werkruimte?

Antwoord:
Nee, er zijn geen profielen aangemaakt, maar wel is een inventarisatie gemaakt van de verschillende activiteiten die worden verricht: vergaderen met collega's, vergaderen met externen, individueel ongestoord weken (o.a. bureauwerk, telefoneren en lezen), samenwerken in een open ruimte en gesloten ruimte (interactief bureauwerk) en plekken waar de medewerker aan het werk is (algemeen bureauwerk, archiveren, documentverzorging). Op basis hiervan is de benodigde werkruimte bepaald.

Vraag 8:
Wat is het idee achter de indeling van de nieuwe fractiekamers?

Antwoord:
Het idee achter de indeling is een uniforme indeling van werklandschappen in het gehele huis en voor al haar gebruikers. Daarbij is rekening gehouden met een functionele en logistiek logische 'werkvlek'voor fractiemedewerkers als onderdeel van het Bestuurscentrum in het monument, op de tweede verdieping ter hoogte van de Wijsmanzaal, op de begane grond en 1ste verdieping de publieke lagen en het vergadercentrum.

Vraag 9:
Fractiemedewerkers werken niet zozeer in een team met andere fractiemedewerkers. Privacy bij vertrouwelijke telefoongesprekken, en het kunnen lezen van vertrouwelijke mail is belangrijk. Is daar rekening mee gehouden?

Antwoord:
Ja daar is rekening mee gehouden door ook afgesloten ruimtes te bieden waar in alle rust en met privacy gewerkt kan worden; zie hiervoor ook het antwoord op vraag 7.

Vraag 10:
In de oude fractiekamers was de wand over de gehele lengte voorzien van een kaarthouder met cilinders, om gemakkelijk plattegronden, verkiezingsposters en tekenvellen op te kunnen hangen. Hoeveel wandruimte krijgt iedere fractie bij de nieuwe indeling voor kaarten en posters?

Antwoord:
Daar is in het nieuwe gebouw niet in voorzien en het is ook niet de bedoeling dat er partijpolitieke uitingen worden opgehangen. Wel bieden we digitale faciliteiten in overlegruimten waar een fractie voor de duur van het overleg haar eigen sfeer kan creëren.

Vraag 11:
Waar zullen de fracties vergaderen op de woensdagen?

Antwoord:
De Wijsmanzaal en de sectiekamers zijn beschikbaar voor vergaderingen.

Vraag 12:
Is er een interieurarchitect bij betrokken geweest? Kunt u het detailontwerp openbaar maken? Kunt u aan de hand van begrippen en methoden die gebruikelijk zijn in de vakliteratuur eens aangeven wat de gedachte achter de nieuwe werkplekindeling is, waaronder die voor de fractiemedewerkers?

Antwoord:
Ja, er is een interieurarchitect betrokken. Informatie komt geleidelijk gedurende het verdere proces beschikbaar en wordt dan met uw Staten gedeeld. Hiertoe wordt in het eerste kwartaal van 2016 een informatiebijeenkomsten gepland met uw Staten.

Vraag 13:
Zijn er regels m.b.t. het nieuwe interieur, en m.b.t. sloop van het huidige interieur, in verband met de cultuurhistorische waarde?

Antwoord:
Voor het Huis der Provincie is een waarde stelling gemaakt waarbij vanuit cultuurhistorisch perspectief de waarde is bepaald. Hier is in de overeenkomst met het consortium aandacht aan geschonken en er is een bevoegd gezag wat betreft de cultuurhistorische waarde.

Vraag 14:
Is er een rapport in verband daarmee, en kunt u het openbaar maken in antwoord op deze vragen?

Antwoord:
Zie het antwoord op vraag 13; we nemen deze informatie mee in de informatiebijeenkomsten voor uw Staten.

Vraag 15:
Blijven de karakteristieke sectiekamers bijvoorbeeld bestaan?

Antwoord:
Ja.

Vraag 16:
Is er nog gelegenheid om afscheid te nemen van het oude gebouw, voor er onherroepelijk gesloopt gaat worden, nu duidelijk is wat de plannen zijn?

Antwoord:
Op 11 november 2015 is de sleutel overgedragen aan het consortium van iDNova en is het Huis der Provincie formeel een bouwplaats waar om veiligheidsredenen geen toegang meer is.

Vraag 17:
Wat was het jaarlijkse energiegebruik van de oude gebouwen, en wat zal het van de nieuwe gebouwen zijn?

Antwoord:
Prinsenhof A en B, Marktstate, Rijnstate en het Huis der Provincie worden vervangen door het nieuwe Huis der Provincie. Dit omvat een verduurzaamd Huis der Provincie en een nieuwbouw aan de oostzijde van het Huis der Provincie. Het energieverbruik van het gebouwensemble was in 2012: 8.222.097 kWh. Dit verbruik is de referentiewaarde voor de gevraagde reductie van meer dan 30% in het nieuwe gebouw.
Het consortium heeft door een energetisch slim en compact ontwerp bij inschrijving een energiereductie van ruim 60% ten opzichte van die referentie behaald. Dit is twee maal zo hoog als uitgevraagd. Het consortium is doende met de ontwikkeling van het nieuwe Huis der Provincie en daarmede verdere optimalisaties.

Vraag 18:
Komen er nu zonnepanelen op het dak? (Zie antwoorden op vragen PS2011-517 en PS2013-665.)

Antwoord:
Deze vraag is op dit moment nog in onderzoek, waarbij zonnepanelen een optie zijn.

Vraag 19:
Wie gaat uiteindelijk over de indeling van de fractiewerkplekken? Kan PS in theorie besluiten dat de oude fractiekamers gehandhaafd moeten worden, (voor de fracties die veel aanwezig zijn, en die dat ook in de toekomst willen zijn) en hoeveel zou dat dan kosten?

Antwoord:
De indeling van de fractiewerkplekken is conform de meegegeven uitgangspunten rondom het werken in Het Gelders Huis op uniforme wijze geldend voor alle gebruikers van het huis uitgewerkt, zoals in het antwoord op vraag 8 reeds geschetst. Efficiënt en effectief ruimtegebruik van het monument in combinatie met de nieuwbouw is een belangrijk criterium. De begane grond in het monument wordt hiermee onderdeel van het vergaderlandschap in de publieke laag van het gebouw en daarmee toegankelijk voor bezoekers en samenwerkende partners van buiten de provinciale organisatie.

Vraag 20:
Wanneer zullen de oude fractiekamers onherroepelijk gesloopt gaan worden?

Antwoord:
Het bestuurslandschap zal verhuizen naar de 2de verdieping van het Huis der Provincie, waar de werkzaamheden van de fracties worden gefaciliteerd. De voorbereidingen tot aanpassingen op de werkvloeren van de begane grond (waaronder slooponderzoeken) zijn, conform plan, in volle gang.

Vraag 21:
Wanneer is de uiterste datum om dit nog te voorkomen, om dit onderwerp te agenderen in de commissie ABF?

Antwoord:
Zie antwoorden op vraag 19 en 20.

Gedeputeerde Staten van Gelderland
C.G.A. Cornielje - Commissaris van de Koning
P.G.G. Hilhorst - secretaris