WOB-verzoeken

Op 3 mei werden de resultaten openbaar van het WOB-verzoek over de jacht op edelherten op de Veluwe . Het is voor ons op de eerste plaats aanleiding voor een debatverzoek. Daarnaast is het ook aanleiding voor de volgende schriftelijke vragen over WOB-verzoeken in het algemeen.

Ons standpunt is dat informatie zoveel mogelijk actief openbaar gemaakt moet worden, zodat er minder WOB-verzoeken nodig zijn. Het beantwoorden van WOB-verzoeken is een tijdrovend en foutgevoelig proces.

In het antwoord op het WOB-verzoek vallen bijvoorbeeld de volgende zaken op (in een klein deel van de 7359 pagina’s) :

  • Het zip bestand op de website van de provincie  bevat een bestand “Damhert 2010-001484.pdf” dat niet geopend kan worden.
  • Het zip bestand bevat de bestanden “Beheerplannen 2014-003717.pdf” en “Handhaving 2014-014029.pdf”, beide 1423 pagina’s, die identiek zijn.
  • Het zip bestand bevat de bestanden “Verzamel 2010-005336.pdf” en “Verzamel overleg 2017-01845.pdf” die identiek zijn.
  • Het bestand “Beheerplannen 2014-003717.pdf” bevat tweemaal het “Faunabeheerplan grofwild FBE Gelderland 2014-2019” inclusief bijlage, eenmaal op bladzijde 32 en eenmaal op 1034. In beide versies zijn passages zwart (onleesbaar) gemaakt. Maar niet dezelfde passages, zoals bijvoorbeeld te zien is op bladzijden 34 en 1036. Bovendien is het Faunabeheerplan compleet op het openbare deel van het Stateninformatiesysteem te vinden .
  • Het bestand “Beheerplannen 2014-003717.pdf” bevat op bladzijde 174 een Statenbrief, waarvan delen onleesbaar zijn gemaakt. Deze Statenbrief is echter openbaar op het SIS  te vinden.
  • De brief van Stichting Het Nationale Park De Hoge Veluwe op bladzijde 177, waarvan delen onleesbaar zijn gemaakt, is een afschrift van een brief aan de commissie LCJ. De brief is openbaar op het SIS te vinden, inclusief handtekening .
  • Op bladzijde 1013, zijn in het jaarverslag 2014 van de Faunabeheereenheid in de tabel de namen van bestuursleden onleesbaar gemaakt. Direct boven die tabel staan echter ook namen van bestuursleden, maar daar zijn ze niet onleesbaar gemaakt.
  • Op bladzijde 1280, in het jaarverslag 2015, zijn alle namen gewoon leesbaar.
  • Op bladzijde 1275 is de lijst met zweethonden onleesbaar gemaakt, maar op bladzijden 1208 en 1360 niet. Bovendien is een actuele lijst op internet te vinden .
  • Op bladzijde 1403 is de handtekening van de adjunctsecretaris van de Faunabeheereenheid onleesbaar gemaakt, maar op bladzijde 1405 niet.
  • Het bestand bevat geen inhoudsopgave en geen besluit. De rijksoverheid voegt die wel toe .  

In de uitzending van Brandpunt is te horen dat er (pas) na een half jaar antwoord kwam op hun WOB-verzoek . Het is dus duidelijk dat het beantwoorden van het verzoek en het onleesbaar maken van delen van de tekst op de 7359 bladzijden veel werk is, en foutgevoelig. Veel van de geanonimiseerde documenten waren bovendien al openbaar beschikbaar, of hadden het zonder problemen kunnen zijn.

Een werkinstructie voor het afhandelen van WOB-verzoeken zou fouten kunnen helpen voorkomen.

  1. Is het WOB-verzoek binnen de termijn beantwoord ? Waarom duurde het zo lang ?
  2. Hoeveel tijd/middelen heeft het beantwoorden van het WOB-verzoek gekost ?
  3. Kan in het vervolg aan het antwoord op het WOB-verzoek een inhoudsopgave/inventarislijst toegevoegd worden, zoals andere overheden dat doen ?
  4. En kan het besluit bij het resultaat van het WOB-verzoek worden vermeld ?
  5. Op grond van welke van de verschillende mogelijkheden die in de WOB vermeld staan is tekst onleesbaar gemaakt ?
  6. Is het een idee om, wanneer er meerdere uitzonderingsgronden van de WOB van toepassing zijn, de tekst niet alleen met zwart onleesbaar te maken, maar ook met verschillende kleuren, afhankelijk van de uitzonderingsgrond ?
  7. Is het anonimiseren uitbesteed, of door eigen ambtenaren gedaan ?
  8. Hoe kan er beter op worden gelet dat geen moeite wordt besteed aan het anonimiseren van al openbare en toegankelijke documenten ? (Dat is volgens artikel 7 lid 2 onder b van de WOB namelijk niet nodig .)
  9. Is er software gebruikt om de tekst te doorzoeken op emailadressen, telefoonnummers, persoonsnamen, etcetera ? Of om die privacygevoelige gegevens automatisch zwart te maken ?
  10. Is er voor de medewerkers een werkinstructie voor het behandelen van WOB-verzoeken, om fouten zoveel mogelijk te voorkomen ?
  11. Is het mogelijk dat soort werkinstructies openbaar te maken, zodat voor iedereen duidelijk is hoe het proces is, en wat men kan verwachten ? En zodat de werkinstructies ook voor andere overheden bruikbaar zijn ?
  12. Worden de lasten voor het afhandelen van een WOB-verzoek wel gedragen door het programma waar het betrekking op heeft, en niet door het programma “Mens en Middelen” of “Kwaliteit van het openbaar bestuur” ?
  13. De bestanden “Beheerplannen 2014-003717.pdf” en “Handhaving 2014-014029.pdf” zijn identiek. Is een van beide overbodig, of is een van beide per ongeluk overschreven door het andere ?
  14. De bestanden “Verzamel 2010-005336.pdf” en “Verzamel overleg 2017-01845.pdf” zijn identiek. Is een van beide overbodig, of is een van beide per ongeluk overschreven door het andere ?
  15. De medewerker van Brandpunt was in de uitzending verbaasd over de zwart gemaakte tekst. De gedeputeerde zegt daarover (4:30) :

“We hebben het zwart gelakt, ook voor uw eigen efficiëntie, zodat u precies de informatie kunt krijgen die u nodig heeft, om er voor te zorgen dat u uw item kunt maken over de jagers.“

  • Bent u met ons eens, dat het juist de efficiëntie zou bevorderen als de provincie via de website duidelijker maakt wat men kan verwachten;
  • het besluit bijvoegt;
  • een inhoudsopgave bijvoegt;
  • geen openbare informatie anonimiseert en bijvoegt;
  • meer informatie proactief openbaar maakt ?

Luuk van der Veer
Lid Provinciale Staten van Gelderland
Partij voor de Dieren

 

Antwoorden

Vraag 1:

Is het WOB-verzoek binnen de termijn beantwoord ? Waarom duurde het zo lang?

Antwoord:

Nee. Vanwege de breedte van de vraagstelling, het grote aantal documenten en het vragen om zienswijzen bij belanghebbenden is niet binnen de termijn beantwoord. Dit is tussentijds gecommuniceerd met Brandpunt. De afhandeling heeft circa 3 maanden geduurd.

Vraag 2:

Hoeveel tijd/middelen heeft het beantwoorden van het Wob-verzoek gekost?

Antwoord:

Op de afhandeling van Wob-verzoeken wordt niet specifiek gemonitord.

Vraag 3 :

Kan in het vervolg aan het antwoord op het Wob-verzoek een inhoudsopgave/inventarislijst toegevoegd worden, zoals andere overheden dat doen?

Antwoord:

Bij elk Wob-verzoek bekijken wij of dat functioneel is.

Vraag 4:

En kan het besluit bij het resultaat van het Wob-verzoek worden vermeld?

Antwoord:

Ja, de beslissing op het Wob-verzoek is nu ook beschikbaar via onze website.

Vraag 5:

Op grond van welke van de verschillende mogelijkheden die in de Wob vermeld staan is tekst onleesbaar gemaakt?

Antwoord:

Zie de motivering in onze beschikking.

Vraag 6:

Is het een idee om, wanneer er meerdere uitzonderingsgronden van de Wob van toepassing zijn, de tekst niet alleen met zwart onleesbaar te maken, maar ook met verschillende kleuren, afhankelijk van de uitzonderingsgrond ?

Antwoord:

Ja. Omwille van efficiency vermelden wij nu alleen in de beschikking de uitzonderingsgronden die zijn toegepast op de verstrekte informatie. Wij onderzoeken op dit moment hoe bij omvangrijke Wob-verzoeken toegepaste uitzonderingsgronden ook nader kunnen worden aangeduid in de stukken. Wij zullen uw suggestie hierbij meenemen.

Vraag 7:

Is het anonimiseren uitbesteed, of door eigen ambtenaren gedaan?

Antwoord:

Door eigen ambtenaren.

Vraag 8:

Hoe kan er beter op worden gelet dat geen moeite wordt besteed aan het anonimiseren van al openbare en toegankelijke documenten ? (Dat is volgens artikel 7 lid 2 onder b van de Wob namelijk niet nodig).

Antwoord:

Bij afhandeling van Wob-verzoeken is dit een aandachtspunt.

Vraag 9:

Is er software gebruikt om de tekst te doorzoeken op emailadressen, telefoonnummers, persoonsnamen, etcetera? Of om die privacygevoelige gegevens automatisch zwart te maken?

Antwoord:

Nee.

Vraag 10:

Is er voor de medewerkers een werkinstructie voor het behandelen van Wob-verzoeken, om fouten zoveel mogelijk te voorkomen ?

Antwoord:

Ja.

Vraag 11;

Is het mogelijk dat soort werkinstructies openbaar te maken, zodat voor iedereen duidelijk is hoe het proces is, en wat men kan verwachten? En zodat de werkinstructies ook voor andere overheden bruikbaar zijn?

Antwoord:

Interne werkinstructies zijn bedoeld voor interne medewerkers. Op de provinciale internetsite staat informatie over het indienen van Wob-verzoeken.

Vraag 12:

Worden de lasten voor het afhandelen van een WOB-verzoek wel gedragen door het programma waar het betrekking op heeft, en niet door het programma “Mens en Middelen” of “Kwaliteit van het openbaar bestuur”?

Antwoord:

Alle personeelskosten komen ten laste van Mens en Middelen. Dat geldt ook voor de inzet ten behoeve van de afhandeling van Wob-verzoeken.

Vraag 13:

De bestanden “Beheerplannen 2014-003717.pdf” en “Handhaving 2014-014029.pdf” zijn identiek. Is een van beide overbodig, of is een van beide per ongeluk overschreven door het andere?

Antwoord:

Dit zijn verschillende bestanden die nu ook beide zelfstandig leesbaar zijn via onze website.

Vraag 14:

De bestanden “Verzamel 2010-005336.pdf” en “Verzamel overleg 2017-01845.pdf” zijn identiek. Is een van beide overbodig, of is een van beide per ongeluk overschreven door het andere.

Antwoord:

Dit zijn verschillende bestanden die nu ook beide zelfstandig leesbaar zijn via onze website.

Vraag 15:

De medewerker van Brandpunt was in de uitzending verbaasd over de zwart gemaakte tekst. De gedeputeerde zegt daarover (4:30): “We hebben het zwart gelakt, ook voor uw eigen efficiëntie, zodat u precies de informatie kunt krijgen die u nodig heeft, om er voor te zorgen dat u uw item kunt maken over de jagers.“

Bent u met ons eens, dat het juist de efficiëntie zou bevorderen als de provincie

  • via de website duidelijker maakt wat men kan verwachten;
  • het besluit bijvoegt;
  • een inhoudsopgave bijvoegt;
  • geen openbare informatie anonimiseert en bijvoegt;
  • meer informatie proactief openbaar maakt ?

Antwoord:

Ja, zie ook onze antwoorden bij de vragen 3, 5, 6 en 11.
 

Gedeputeerde Staten van Gelderland
C.G.A. Cornielje - Commissaris van de Koning
P.G.G. Hilhorst - secretaris